30%-regeling aanvragen als werkgever: stappen, formulier en termijnen

Wie vraagt de 30%-regeling aan?

Werkgever en werknemer dienen het verzoek gezamenlijk in. De regeling is nooit een eenzijdig verzoek van de werknemer: art. 10ei lid 1 UB LB 1965 vereist een gezamenlijk verzoek, en het formulier vraagt de handtekening van beide partijen.

In de praktijk levert de werknemer de persoonlijke gegevens aan (paspoort, woonhistorie, diploma bij een verlaagde norm), en verzorgt de werkgever of het kantoor namens de werkgever het formulier, de bijlagen en het indienen. Na toekenning verwerkt de werkgever de vrijstelling in de loonaangifte; de werknemer heeft daar geen aparte handeling voor nodig.

Aan welke voorwaarden toetst de Belastingdienst?

Drie kernvoorwaarden: uit het buitenland aangeworven, de 150 km-eis, en een schaarse specifieke deskundigheid die via de salarisnorm wordt getoetst. Een salarisnorm die niet klopt is de meest voorkomende afwijzingsgrond in de praktijk. Daarnaast geldt een looptijd van maximaal 60 maanden: dat is geen vierde voorwaarde om aan te tonen, maar een harde bovengrens aan de duur van de regeling.

Standaardnorm 2026	€ 48.013 belastbaar loon (na de 30%-korting)
Onder 30 met masterdiploma	€ 36.497 belastbaar loon. Deze verlaagde norm vervalt vanaf de maand na de 30e verjaardag; daarna geldt de standaardnorm (art. 10eb lid 2 UB LB 1965).
Onderzoekers en AIOS	Geen salarisnorm (art. 10eb lid 3 UB LB 1965)

De norm geldt voor het loon na de 30%-korting, niet ervoor. Onderzoekers aan een erkende onderzoeksinstelling en artsen in opleiding tot specialist bij een RGS-erkend instituut zijn vrijgesteld van elke salarisnorm.

Daarnaast telt de 150 km-eis: in de 24 maanden voor de eerste werkdag moet de werknemer meer dan 16 maanden op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens hebben gewoond (art. 10e lid 2 onderdeel b UB LB 1965). En de looptijd is sinds 2019 maximaal 60 maanden, verminderd met eerder verblijf of werk in Nederland in de 25 jaar daarvoor.

Welke stukken stuur je mee?

Vijf typen bijlagen dekken de meeste dossiers: een kopie van de arbeidsovereenkomst, bewijs van woonplaats in het buitenland, een kopie van paspoort of ID, cv of diploma bij de verlaagde norm, en een verklaring van de onderzoeksinstelling waar van toepassing.

• Kopie van de arbeidsovereenkomst met de ingangsdatum van de dienstbetrekking.
• Bewijs van de woonplaats in het buitenland: huurcontract, uittreksel bevolkingsregister of loonstroken uit de periode voor de tewerkstelling.
• Kopie van paspoort of ander identiteitsbewijs.
• Cv en diploma, nodig als je de verlaagde norm voor onder-30 met master toepast.
• Verklaring van de onderzoeksinstelling, als de werknemer onder de vrijstelling voor onderzoekers valt.

Je vult het formulier "Verzoek loonheffingen 30%-regeling" (Belastingdienst, LH 598) in en stuurt het met de bijlagen naar het Kennis- en Expertisecentrum Buitenland. Controleer het actuele verzendadres op het formulier zelf; waar een werkgeversportaal beschikbaar is, kan het verzoek ook digitaal.

Binnen welke termijn moet het verzoek binnen zijn?

Dien je het verzoek in binnen vier maanden na de eerste werkdag, dan werkt de regeling terug tot die eerste werkdag (art. 10ei lid 2 UB LB 1965). Dien je later in, dan gaat de regeling pas in vanaf de eerste dag van de maand na het verzoek, en verkort dat de resterende looptijd (art. 10eg UB LB 1965).

Die vier maanden zijn de belangrijkste termijn in het hele proces. Een dossier dat op maand vijf wordt ingediend, is niet afgewezen, maar mist wel de terugwerkende kracht: de eerste maanden loon vallen dan buiten de vrijstelling en de totale looptijd wordt korter.

Hoe lang duurt de beschikking?

In de praktijk duurt het ongeveer 8 tot 10 weken voordat de Belastingdienst een beschikking afgeeft. Er is geen specifieke fiscale beslistermijn voor dit verzoek: de algemene termijn uit de Algemene wet bestuursrecht geldt (art. 4:13 Awb), een redelijke termijn die in beginsel 8 weken is en verlengbaar. Dat komt overeen met de 8 tot 10 weken die in de praktijk gebruikelijk zijn.

Plan de aanvraag daarom ruim voor de vier-maandentermijn: bij een indiening in maand drie loopt de wachttijd op de beschikking vaak door tot na de deadline, terwijl de terugwerkende kracht al wel is veiliggesteld zodra het verzoek zelf op tijd is ingediend.

Hoe verwerk je de regeling in de loonadministratie?

Na toekenning wijs je de vergoeding aan als gerichte vrijstelling (art. 31a lid 2 onderdeel e Wet LB 1964) en verwerk je die in de loonaangifte. Zonder die aanwijzing als eindheffingsbestanddeel is er geen vrijstelling, ook niet als de beschikking is afgegeven (Hof Amsterdam 28-10-2021, ECLI:NL:GHAMS:2021:4309).

Gebruikelijk is een addendum bij de arbeidsovereenkomst met de 70/30-splitsing: het contractloon wordt verlaagd naar 70%, en 30% van dat verlaagde loon wordt als onbelaste vergoeding uitbetaald, zodat het netto totaal voor de werknemer gelijk blijft (Besluit 23-08-2013 vraag 18; KG:204:2023:21). Let op de gevolgen: pensioengevend salaris, vakantiegeld en de WW/WIA-grondslag worden in veel regelingen berekend over het verlaagde loon. Stem dat af met de pensioenuitvoerder en de loonadministratie.

Wat verandert er in 2027?

Vanaf 1 januari 2027 gaat het percentage van 30% naar 27% voor iedereen die de regeling in 2024, 2025 of 2026 is gaan toepassen. Wie de regeling al vóór 1 januari 2024 in de loonadministratie toepaste, houdt 30% voor de resterende looptijd. Nieuwe beschikkingen vanaf 2027 gaan direct uit van 27%.

Er is geen manier om nu een aanvraag in te dienen en daarmee 30% voor de volle 60 maanden vast te zetten. Het overgangsrecht is gekoppeld aan het jaar waarin de regeling voor het eerst in de loonadministratie is toegepast, niet aan het jaar van aanvragen.

Wisseling van werkgever en "verlengen"

"Verlengen" van de 30%-regeling bestaat niet: de looptijd van maximaal 60 maanden is een harde grens. Wat wel kan, is voortgezette toepassing bij een nieuwe werkgever voor de resterende looptijd.

Bij wisseling van werkgever dien je binnen vier maanden na de nieuwe indiensttreding een nieuw gezamenlijk verzoek in. De onderbreking tussen twee dienstverbanden mag niet langer zijn dan drie maanden, anders vervalt de regeling. De resterende looptijd loopt gewoon door vanaf de oorspronkelijke ingangsdatum, niet vanaf de nieuwe werkgever.

Kennismigrant versus 30%-regeling

De kennismigrantenregeling (IND, erkend referentschap) en de 30%-regeling zijn twee losse trajecten met elk hun eigen salarisnorm. Een werknemer kan aan de ene norm voldoen en niet aan de andere.

De IND toetst het vaste brutomaandloon exclusief vakantiegeld; vaste, gegarandeerde toeslagen tellen wel mee. De 30%-norm toetst het belastbaar loon na de 30%-korting, dus exclusief de 30%-vergoeding zelf. Toets beide normen apart: een verblijfsvergunning als kennismigrant zegt niets over recht op de 30%-regeling, en andersom.