Aangiftesoftware kiezen · 2026

Aangiftesoftware voor administratiekantoren: waar let je in 2026 op?

Aangiftesoftware kies je niet op de mooiste demo. Je kiest op een handvol dingen die later bepalen of het pakket bij je kantoor past: waar de klantdata staat, welke aangiftesoorten het dekt, of het koppelt met je boekhouding en je aangiftesysteem, en wat je per aangifte kwijt bent. Hieronder staat de checklist die je in 2026 langsloopt, met per punt waar je concreet naar vraagt.

De checklist in het kort

Cloud of on-premise, en draait het in een gewone browser?
Staat de klantdata in de EU, en is er een verwerkersovereenkomst?
Welke aangiftesoorten dekt het: VPB, IB, BTW, dividendbelasting?
Koppelt het met je boekhouding en met RGS, Nextens of AFAS?
Welke automatisering of AI zit erin, en wat doet die met je data?
Betaal je per aangifte of een vaste licentie per gebruiker?
Hoe zijn beveiliging, back-ups en continuïteit geregeld?

1. Cloud of on-premise?

Cloud betekent dat je in de browser werkt zonder installatie. On-premise draait op je eigen servers, waar je kantoor zelf de updates en back-ups beheert. Voor de meeste kleine en middelgrote kantoren is cloud praktischer: geen installateur, geen versienummer om bij te houden, geen licentieserver die offline gaat na een verkeerde update.

De keuze is geen vrijbrief. Vraag of het pakket in een gewone browser draait zonder plug-ins, en wie verantwoordelijk is voor de updates. Een uitgebreidere afweging staat op fiscale software in de cloud.

2. Staat de klantdata in de EU? (AVG en dataresidentie)

"In de cloud" zegt niets over waar de data staat. Het is een architectuur, geen locatiebelofte. Een tool kan volledig browsergebaseerd zijn en je klantdata toch via servers buiten de EU laten lopen. Voor een administratiekantoor is dat relevant: je werkt met BSN's, salarisgegevens en bedrijfsgegevens van klanten.

Vraag per leverancier drie dingen: in welke regio de hosting staat, waar eventuele AI-inferentie draait, en wie de subverwerkers zijn. Leg dat vast in een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Bovenop de AVG geldt voor adviseurs vaak een beroepsmatige of contractuele geheimhouding. Meer hierover op hoe we met data omgaan.

3. Welke aangiftesoorten dekt het pakket?

Een brede aangifte suite dekt doorgaans de hoofdmoot: omzetbelasting (BTW), inkomstenbelasting (IB), vennootschapsbelasting (VPB), loonheffingen en vaak ook dividendbelasting, met de bijbehorende rapportages. Loop na welke soorten je echt nodig hebt en hoe vaak je ze indient.

Let op de randen. Specifieke verzoeken en analyses zitten vaak niet of slecht in een suite: de 30%-regeling aanvraag met begeleidende brief, het verzoek fiscale eenheid VPB, of een ATAD2 hybrid-mismatch analyse. Daar vul je een suite aan met een smalle tool. De drie typen software staan naast elkaar in de uitleg over aangiftesoftware en de vergelijking per type.

4. Koppeling met je boekhouding en met RGS

De stap die het meeste handwerk kost is het grootboek omzetten naar de aangifte. Vraag of het pakket je boekhoudgegevens inleest en of het werkt met het Referentie Grootboekschema (RGS). RGS is de gestandaardiseerde rekeningindeling waarmee een proefbalans of jaarrekening naar een aangiftebestand vertaalt.

Concreet: kan het pakket een RGS-brugstaat importeren of exporteren, en in welk formaat? Nextens leest een .rgs-bestand in, AFAS een .xml-bestand. Een pakket dat hier niet op aansluit, dwingt je om cijfers over te typen, met de fouten die daarbij horen.

5. Automatisering en AI-toevoegingen

Steeds meer pakketten bieden AI-functies aan. De vraag is niet of er AI in zit, maar wat die precies doet. Een model dat een rommelige upload leest zodat je niets overtypt, is nuttig. Een model dat zelf de cijfers of de fiscale kwalificatie bepaalt, is een risico: de uitkomst is dan niet deterministisch en moeilijk te controleren.

Vraag dus: bepaalt de AI de bedragen, of leest die alleen mee? En waar draait de inferentie? Voor het rekenwerk wil je vaste regels die elke keer dezelfde uitkomst geven, niet een generatief antwoord dat morgen anders kan zijn.

6. Prijs per aangifte of vaste licentie?

Twee prijsmodellen zijn gangbaar: een vaste licentie (per gebruiker of per kantoor, vaak per jaar) of betalen per aangifte. Voor de volle breedte met een hoog volume loont een vaste licentie meestal. Voor procedures die je maar een paar keer per maand uitvoert, is betalen per stuk vaak goedkoper en eenvoudiger te beheren.

Reken het door op je werkelijke aantal aangiften per soort. Een vaste licentie voor een procedure die je acht keer per jaar doet, is zelden de goedkoopste keuze.

7. Beveiliging en continuïteit

Vraag naar versleuteling van data onderweg en in opslag, naar het back-upbeleid, en naar de bewaartermijn van je documenten. Net zo belangrijk: wat gebeurt er als de leverancier stopt? Kun je je gegevens exporteren, en in welk formaat?

Een tool die klantdata niet langer bewaart dan nodig, beperkt je risico. Bij Lowkey worden uploads in het werkgeheugen verwerkt en daarna weggegooid; er blijft een factuurregel staan, nooit de inhoud van de documenten.

Waar Lowkey in past

Lowkey is geen volledige aangifte suite en wil dat ook niet zijn. Het zijn vier scherpe tools die naast de aangiftesoftware werken die je al gebruikt. Ze nemen een specifieke handmatige stap weg, in plaats van je hele aangifteproces te vervangen:

30%-regeling aanvraag met begeleidende brief op eigen briefpapier
Verzoek fiscale eenheid VPB, Deel A en Deel B consistent uit een invoer
ATAD2 hybrid-mismatch analyse via hybridmismatch.com
RGS-brugstaat: jaarcijfers en werkpapieren omgezet naar een aangiftebestand voor Nextens of AFAS

Het rekenen en invullen zijn deterministische code: dezelfde invoer geeft altijd hetzelfde document. Waar een model meeleest, leest het alleen; het bepaalt nooit de cijfers. Alle verwerking vindt plaats op EU-infrastructuur. BTW-aangiften, IB-aangiften en de volledige VPB-aangifte vallen buiten de scope: daarvoor heb je een bredere suite nodig, en Lowkey vult die aan voor de procedures die daarin niet of slecht gedekt zijn. Zie de vergelijking per type en de pagina voor accountants en administratiekantoren.

Twee concrete voorbeelden

Een kantoor met een suite voor de breedte

Een administratiekantoor met zes medewerkers doet de BTW-, IB- en VPB-aangiften in een brede suite. Per jaar komen er acht verzoeken fiscale eenheid VPB bij. De suite dekt de VPB-aangifte, maar het vormingsverzoek niet: Deel A en Deel B worden met de hand getypt en daarna naast elkaar gecontroleerd op consistentie. Met een smalle tool komt dat uit een invoer, voor € 49 per document in plaats van een uur tikken en nalopen. De suite blijft staan; alleen die ene stap verdwijnt.

Een expatkantoor met veel 30%-regelingen

Een kantoor dat expats begeleidt, dient zo'n dertig 30%-regelingen per jaar in. Het aanvraagformulier en de begeleidende brief staan niet in hun aangiftesoftware, dus die worden per cliënt met de hand opgesteld. Een smalle tool levert formulier plus brief uit dezelfde gegevens, op eigen briefpapier, voor € 49 per document, en de klantdata blijft in de EU. Het kantoor controleert, tekent en dient zelf in.

Van jaarrekening naar aangiftebestand

Na het afsluiten van de jaarrekening moeten de cijfers de VPB-aangifte in. In plaats van het grootboek over te typen, zet de RGS-brugstaat elke rekening om naar RGS, met controlepunten voor de posten waar de adviseur naar moet kijken. Je downloadt een .rgs-bestand voor Nextens of een .xml voor AFAS. Het eerste bestand is gratis per kantoor, daarna € 5 per bestand, excl. btw.

Veelgestelde vragen

Waar moet je op letten bij het kiezen van aangiftesoftware?

Op zeven punten: cloud of on-premise, waar de klantdata staat (EU-dataresidentie en AVG), welke aangiftesoorten het dekt (VPB, IB, BTW, dividendbelasting), of het koppelt met je boekhouding en met RGS, Nextens of AFAS, welke automatisering of AI erin zit en wat die met je data doet, of je per aangifte betaalt of een vaste licentie, en hoe beveiliging en continuïteit geregeld zijn.

Betekent cloud-software dat mijn klantdata in de EU staat?

Nee. Cloud is een architectuur, geen locatiebelofte. Een tool kan volledig in de browser draaien en je klantdata toch via servers buiten de EU laten lopen. Vraag per leverancier naar de regio van de hosting, de plek waar eventuele AI-inferentie draait en de subverwerkers, en leg dat vast in een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG).

Is Lowkey een vervanging voor mijn aangiftesoftware?

Nee. Lowkey is geen volledige aangifte suite. Het zijn vier scherpe tools die naast de aangiftesoftware werken die je al gebruikt: de 30%-regeling aanvraag, het verzoek fiscale eenheid VPB, de ATAD2 hybrid-mismatch analyse en de RGS-brugstaat die jaarcijfers omzet naar een aangiftebestand. BTW-aangiften, IB-aangiften en de volledige VPB-aangifte vallen buiten de scope.

Is per aangifte betalen goedkoper dan een vaste licentie?

Dat hangt van het volume af. Voor procedures die je een paar keer per maand uitvoert, is betalen per aangifte vaak goedkoper dan een vaste gebruikerslicentie per jaar. Voor de volle breedte van BTW, IB en VPB met een hoog volume loont een suite met een vaste licentie meestal beter. Reken het door op het werkelijke aantal aangiften per soort.

Account aanmaken

Lowkey werkt per document: € 49 excl. btw voor de 30%-regeling en de fiscale eenheid, € 5 per RGS-brugstaat (eerste bestand gratis per kantoor). Geen abonnement, geen vaste plekken. Je betaalt pas als er een document uitkomt. Concepten maken en controleren is gratis.

Account aanmaken Typen vergelijken Voor accountants