Factuurvereisten in de btw

De factuur is in de omzetbelasting het document waarmee de wet de belaste transactie, de verschuldigde belasting en het recht op aftrek bij de afnemer vastlegt. De Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB 1968) regelt drie met elkaar samenhangende lagen: wie in welk geval verplicht is een factuur uit te reiken (art. 34c), wanneer dat moet gebeuren (art. 34g), en welke gegevens de factuur minimaal moet bevatten (art. 35a). Een op tijd uitgereikte factuur met een ontbrekende vermelding is fiscaal net zo gebrekkig als een volledig ingevulde factuur die te laat is. De ondernemer die presteert, moet de factuur (laten) uitreiken met de juiste gegevens; de afnemer gebruikt diezelfde factuur om de daarop vermelde btw in aftrek te brengen bij de aftrek van voorbelasting. Is op een factuur ten onrechte btw vermeld, dan is die belasting al door het enkele uitreiken van de factuur verschuldigd, ongeacht of de onderliggende prestatie die heffing rechtvaardigt (art. 37 Wet OB 1968).

Dit thema beantwoordt:

• Wie is verplicht een factuur uit te reiken, en voor welke prestaties?
• Binnen welke termijn moet de factuur zijn uitgereikt?
• Welke gegevens moet een factuur bevatten, en wanneer volstaat een vereenvoudigde factuur?
• Wat zijn de gevolgen voor de aftrek van voorbelasting als een factuur ontbreekt of gebrekkig is?
• Wat gebeurt er als op een factuur ten onrechte btw wordt vermeld?

Factureringsplicht: wie, wanneer en de ontheffing

Art. 34c lid 1 Wet OB 1968 koppelt de uitreikingsplicht niet aan iedere prestatie, maar aan vijf specifieke combinaties van afnemer en prestatie: leveringen en diensten aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is (onderdeel a), bepaalde intracommunautaire goederenleveringen als bedoeld in art. 5a lid 1 onderdeel a behalve wanneer de Unieregeling wordt toegepast (onderdeel b), bepaalde leveringen genoemd in tabel II onderdeel a post 6 (onderdeel c), en vooruitbetalingen die vóór de onder b en c bedoelde leveringen worden gedaan (onderdeel d) of die een andere ondernemer of rechtspersoon-niet-ondernemer doet vóórdat de dienst is verricht (onderdeel e). De factuur mag door de presterende ondernemer zelf worden uitgereikt, of in zijn naam en voor zijn rekening door de afnemer of een derde; zelffacturering door de afnemer is toegestaan wanneer beide partijen dat vooraf zijn overeengekomen en elke factuur een acceptatieprocedure door de presterende ondernemer doorloopt (art. 35 lid 2). Voor verscheidene afzonderlijke leveringen of diensten aan dezelfde afnemer mag één periodieke factuur worden opgemaakt, mits de periode niet langer is dan een kalendermaand (art. 35 lid 1).

Ondernemers die uitsluitend vrijgestelde prestaties verrichten, zijn onder bij ministeriële regeling te stellen voorwaarden en beperkingen ontheven van de factureringsplicht; dezelfde ontheffing geldt voor het vrijgestelde deel van ondernemers die zowel vrijgestelde als belaste prestaties verrichten (art. 34c lid 2). Die ontheffing werkt echter niet voor de sectoren die bij ministeriële regeling zijn aangewezen: voor ondernemers die doorgaans aan andere ondernemers leveren en tot zo'n aangewezen groep behoren, geldt in afwijking van art. 34c lid 1 alsnog een facturingsplicht voor al hun leveringen (art. 34e). De ontheffing is dus geen automatisme, maar een generieke regel met een specifiek uitgezonderde categorie. Facturering aan particulieren buiten de aangewezen gevallen blijft steeds buiten de plicht van art. 34c lid 1.

De uitreiktermijn ligt vast in art. 34g Wet OB 1968: uiterlijk op de vijftiende dag van de maand volgend op de maand waarin de levering of de dienst is verricht. Bij vooruitbetalingen (art. 34c lid 1 onderdelen d en e) moet de factuur al vóór het tijdstip van opeisbaarheid van die vooruitbetaling zijn uitgereikt, dus vóórdat de prestatie zelf is afgerond.

Verplichte vermeldingen: normale, vereenvoudigde en grensoverschrijdende factuur

Art. 35a lid 1 Wet OB 1968 somt de verplichte vermeldingen op een normale factuur op: de datum van uitreiking, een opeenvolgend nummer waarmee de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd, het btw-identificatienummer van de presterende ondernemer en, waar van toepassing, dat van de afnemer, de volledige naam en het volledige adres van beide partijen, de hoeveelheid en aard of de omvang en aard van de prestatie, de datum van levering of dienst voor zover die afwijkt van de uitreikingsdatum, de vergoeding per tarief of vrijstelling, het toegepaste tarief en het te betalen bedrag van de belasting, tenzij een bijzondere regeling die vermelding uitsluit. Daarnaast schrijft de wet situationele vermeldingen voor: "factuur uitgereikt door afnemer" bij zelffacturering, een aanduiding van de vrijstelling of van een tabel II-post 6-levering, "btw verlegd" bij verlegging, aanvullende gegevens bij een nieuw vervoermiddel, een eigen vermelding voor de bijzondere regelingen voor reisbureaus of voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen en verzamelvoorwerpen (waaronder de margeregeling), en bij een fiscaal vertegenwoordiger diens btw-identificatienummer, naam en adres.

Een vereenvoudigde factuur, met alleen de uitreikingsdatum, de identiteit van de presterende ondernemer, de aard van de prestatie en het te betalen belastingbedrag of de gegevens om dat te berekenen (art. 35a lid 2), mag worden gebruikt in drie situaties: het factuurbedrag is niet hoger dan € 100, de uitgereikte factuur is een wijzigingsdocument dat als factuur geldt zoals een creditnota (art. 34f), of de ondernemer maakt gebruik van de vrijstelling voor kleine ondernemers van art. 25a lid 1 (zie de kleineondernemersregeling) (art. 34d lid 1). Die verlichting geldt niet onbeperkt: een vereenvoudigde factuur is uitgesloten wanneer de factuur moet worden uitgereikt op grond van art. 34c lid 1 onderdelen b of c (bepaalde intracommunautaire leveringen), en evenmin wanneer een niet in de lidstaat van heffing gevestigde ondernemer levert aan een afnemer die zelf de belasting verschuldigd is (art. 34d lid 2). Voor die laatste situatie kent art. 35a lid 3 een eigen regime: de ondernemer mag de vermeldingen over vergoeding per tarief, toegepast tarief en belastingbedrag weglaten, mits de hoeveelheid of omvang en de aard van de prestatie worden gespecificeerd en de vergoeding wordt vermeld. Op een factuur mogen bedragen in een andere valuta staan, mits het te betalen of te herziene bedrag van de belasting in euro's is uitgedrukt (art. 35a lid 4); is dat voor de controle nodig, dan kan de inspecteur een Nederlandse vertaling van de factuur eisen (art. 35a lid 5). Bij verlegging, vrijstellingen en de bijzondere regelingen voor reisbureaus, gebruikte goederen, kunstvoorwerpen en verzamelvoorwerpen verandert niet óf gefactureerd moet worden, maar wélke aanvullende vermelding op de factuur moet staan.

Kerncijfers

(wettekst geldend per 2026)

Gevolgen van een gebrekkige of onjuiste factuur

Een factuur die aan alle vereisten voldoet, geeft de afnemer het document waarmee het recht op aftrek van voorbelasting kan worden onderbouwd. Ontbreekt een verplichte vermelding, dan leidt dat niet automatisch tot weigering van de aftrek, maar de bewijslast om de aftrek op andere wijze aannemelijk te maken komt bij de afnemer te liggen. Hoe zwaar die bewijslast weegt, blijkt uit een zaak waarin het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden een verzoek om teruggaaf van omzetbelasting afwees omdat voor het betrokken tijdvak geen facturen waren overgelegd ter onderbouwing (ECLI:NL:GHARL:2025:3551); vervangend bewijs is volgens rechtspraak van het Hof van Justitie EU in uitzonderingsgevallen mogelijk wanneer een factuur ontbreekt en niet kan worden gereproduceerd, maar de belanghebbende slaagde daar in die zaak niet in.

Wordt op een factuur ten onrechte melding gemaakt van omzetbelasting die de uitreiker anders niet verschuldigd zou zijn, dan wordt die belasting al verschuldigd op het moment van uitreiking van de factuur en moet zij op de voet van art. 14 Wet OB 1968 worden voldaan (art. 37 Wet OB 1968), los van de vraag of de onderliggende prestatie die heffing rechtvaardigt.

Elektronische facturering en bewaring

Een elektronische factuur mag alleen worden toegepast als de afnemer die aanvaardt (art. 35b lid 1). Vanaf het uitreiken tot het einde van de bewaartermijn moeten de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur gewaarborgd zijn; de ondernemer bepaalt zelf hoe, bijvoorbeeld via een bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen factuur en prestatie oplevert (art. 35b lid 2). Uitgereikte en ontvangen facturen moeten in de administratie worden bewaard; bij elektronische opslag met online toegang heeft de inspecteur het recht de facturen ter controle in te zien, te downloaden en te gebruiken (art. 35c lid 1 en 2). De algemene bewaartermijn voor administratieplichtigen is zeven jaar, tenzij de belastingwet iets anders bepaalt (art. 52 lid 4 AWR).

Aandachtspunten voor de praktijk

• Bij iedere factuur is van belang of op grond van art. 34c lid 1 Wet OB 1968 een factureringsplicht bestaat, en of de ontheffing wegens uitsluitend vrijgestelde prestaties (lid 2) van toepassing is; die ontheffing is aan ministeriële voorwaarden gebonden en geldt niet voor de bij ministeriële regeling aangewezen sectoren van art. 34e.
• Bij vooruitbetalingen ligt de factuurdatum vóór de daadwerkelijke levering of dienst (art. 34c lid 1 onderdelen d en e); de factuur moet uiterlijk vóór het tijdstip van opeisbaarheid van die vooruitbetaling zijn uitgereikt (art. 34g).
• Bij de vereenvoudigde factuur is de grens van € 100 een harde drempel (art. 34d lid 1 onderdeel a); bij intracommunautaire leveringen van art. 34c lid 1 onderdelen b en c en bij bepaalde niet-gevestigde ondernemers is de vereenvoudigde factuur uitgesloten, ook al blijft het bedrag onder die drempel (art. 34d lid 2).
• Bij grensoverschrijdende prestaties met verlegging is de vermelding "btw verlegd" (art. 35a lid 1 onderdeel m) leidend; bij niet-gevestigde ondernemers die onder verlegging leveren, kunnen de vermeldingen over vergoeding, tarief en belastingbedrag worden vervangen door een specificatie van hoeveelheid, omvang en aard van de prestatie (lid 3).
• Bij elektronische facturering is de aanvaarding door de afnemer een expliciete voorwaarde (art. 35b lid 1), los van de vraag hoe authenticiteit en integriteit vervolgens worden gewaarborgd.
• Correctie van ten onrechte gefactureerde btw (art. 37) ontstaat door het enkele uitreiken van de factuur; de vraag of de onderliggende prestatie zelf al dan niet belast is, verandert daar niets aan zolang de factuur niet is gecorrigeerd.

Recente ontwikkelingen

• 10 juni 2025: het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden bevestigt de uitspraak van de rechtbank en wijst een verzoek om teruggaaf van omzetbelasting af (ECLI:NL:GHARL:2025:3551).

Gerelateerde thema's

• Aftrek van voorbelasting
• Verleggingsregeling
• Kleineondernemersregeling
• Margeregeling