Factuurvereisten in de btw

De factuur is in de omzetbelasting niet zomaar een administratief stuk, maar het document waarmee de wet de belaste transactie, de verschuldigde belasting en het recht op aftrek bij de afnemer vastlegt. De Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB 1968) schrijft daarom voor wie een factuur moet uitreiken, in welke gevallen, en welke gegevens die factuur minimaal moet bevatten.

Het leerstuk raakt daarmee twee kanten van dezelfde transactie: de ondernemer die presteert en de factuur uitreikt, en de afnemer die de factuur gebruikt om de daarop vermelde btw in aftrek te brengen. Ontbreken verplichte vermeldingen, of wordt in het geheel geen factuur uitgereikt terwijl dat wel moest, dan kan dat beide partijen raken: bij de uitreiker kan discussie ontstaan over de administratieve verplichtingen, bij de ontvanger over de aftrek. Is op een factuur ten onrechte btw vermeld, dan is die btw op grond van de factuur zelf verschuldigd.

Bij grensoverschrijdende prestaties, verlegde btw en vrijstellingen gelden bovendien afwijkende of aanvullende vermeldingsplichten, wat de factuur tot een technisch instrument maakt dat per prestatie opnieuw beoordeeld moet worden.

Wanneer speelt dit

De factuurvereisten komen in de praktijk onder meer aan de orde bij:

• de doorlopende B2B-facturering tussen ondernemers, waarbij steeds moet worden beoordeeld of alle verplichte vermeldingen aanwezig zijn;
• leveringen en diensten aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, waarvoor eveneens een factureringsplicht kan gelden;
• vooruitbetalingen, waarbij de vraag speelt of en wanneer al gefactureerd moet worden;
• grensoverschrijdende situaties waarin de verleggingsregeling ("btw verlegd") van toepassing is en de factuur daarop moet worden aangepast;
• toepassing van bijzondere regelingen (zoals de regeling voor reisbureaus of voor gebruikte goederen), die elk een eigen verplichte vermelding op de factuur meebrengen;
• discussies over aftrek van voorbelasting bij de afnemer, waarbij de kwaliteit van de ontvangen factuur ter discussie staat;
• het gebruik van vereenvoudigde facturen, waarvoor een lichter regime aan vermeldingen geldt;
• facturen van niet in Nederland gevestigde ondernemers, waarbij de vraag speelt welke vermeldingen mogen worden weggelaten.

Wettelijk kader

Art. 34c Wet OB 1968 regelt de factureringsplicht: wanneer moet een ondernemer (laten) factureren. Lid 1 bepaalt dat "iedere ondernemer zorgt ervoor dat door hemzelf dan wel, in zijn naam en voor zijn rekening, door zijn afnemer of een derde" een factuur wordt uitgereikt, onder meer voor "de goederenleveringen of diensten die hij heeft verricht voor een andere ondernemer of een rechtspersoon, andere dan ondernemer" (onderdeel a), voor de goederenleveringen bedoeld in artikel 5a, eerste lid, onderdeel a, behalve wanneer een ondernemer gebruikmaakt van de Unieregeling (onderdeel b), voor bepaalde in tabel II, onderdeel a, post 6 genoemde goederenleveringen (onderdeel c), voor vooruitbetalingen die aan hem worden gedaan vóór een van de onder a en b bedoelde leveringen (onderdeel d), en voor vooruitbetalingen die door een andere ondernemer of rechtspersoon-niet-ondernemer aan hem worden gedaan vóórdat de dienst is verricht (onderdeel e). De uitreikingsplicht is dus gekoppeld aan de hoedanigheid van de afnemer en aan specifieke categorieën leveringen en vooruitbetalingen, niet aan iedere prestatie in het algemeen.

Lid 2 voorziet in een ontheffing: "onder bij ministeriële regeling te stellen voorwaarden en beperkingen zijn ondernemers die uitsluitend vrijgestelde prestaties verrichten, ontheven van de verplichting ingevolge het eerste lid", en die ontheffing is "van overeenkomstige toepassing" op de vrijgestelde prestaties van ondernemers die zowel vrijgestelde als belaste prestaties verrichten. De ontheffing geldt dus niet onvoorwaardelijk, maar alleen binnen het kader van een nadere ministeriële regeling.

Art. 35a Wet OB 1968 somt vervolgens de verplichte vermeldingen op de factuur op. Lid 1 eist onder meer: de datum van uitreiking (onderdeel a), "een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd" (onderdeel b), het btw-identificatienummer van de presterende ondernemer (onderdeel c) en, waar van toepassing, dat van de afnemer (onderdeel d), de volledige naam en het volledige adres van beide partijen (onderdeel e), de hoeveelheid en aard of de omvang en aard van de prestatie (onderdeel f), de datum van levering of dienst voor zover die afwijkt van de uitreikingsdatum (onderdeel g), de vergoeding per tarief of vrijstelling (onderdeel h), het toegepaste tarief (onderdeel i) en "het te betalen bedrag van de belasting" (onderdeel j), tenzij een bijzondere regeling die vermelding uitsluit. Bij verlegging schrijft onderdeel m voor: "wanneer de afnemer tot voldoening van de belasting is gehouden, de vermelding «btw verlegd»". Voor vrijstellingen of bepaalde leveringen onder tabel II moet dat eveneens worden aangeduid (onderdeel l), en voor de bijzondere regelingen voor reisbureaus, gebruikte goederen, kunstvoorwerpen en verzamelvoorwerpen gelden eigen, specifiek voorgeschreven vermeldingen (onderdelen o en p).

Lid 2 bevat een lichter regime voor de vereenvoudigde factuur: verplicht zijn dan de uitreikingsdatum, de identiteit van de presterende ondernemer, de aard van de geleverde goederen of verrichte diensten, "het te betalen bedrag van de belasting of de gegevens aan de hand waarvan dat bedrag kan worden berekend", en bij een factuur die een eerdere factuur wijzigt, een specifieke verwijzing daarnaar.

Lid 3 biedt een uitzondering voor ondernemers die niet gevestigd zijn in de lidstaat waar de belasting verschuldigd is (en zonder betrokken inrichting aldaar) en die factureren aan een afnemer die tot voldoening van de belasting is gehouden: zij mogen de vermeldingen onder h, i en j (vergoeding per tarief, toegepast tarief, verschuldigd belastingbedrag) weglaten, mits de hoeveelheid of omvang en de aard van de prestatie worden gespecificeerd en de vergoeding wordt vermeld. Lid 4 staat facturering in vreemde valuta toe, mits het te betalen of te herziene belastingbedrag in euro's is uitgedrukt. Lid 5 geeft de inspecteur de bevoegdheid om, wanneer dat voor controle nodig is, een Nederlandse vertaling van facturen te eisen. Lid 6 opent de mogelijkheid tot sectorale ontheffingen bij ministeriële regeling wanneer de handels- of administratieve praktijk van een bedrijfssector, of de technische voorwaarden van uitreiking, naleving van de verplichtingen sterk bemoeilijken.

Belangrijkste rechtspraak

In de beschikbare rechtspraak over dit thema komt één zaak naar voren: het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden bevestigde de uitspraak van de rechtbank en wees een verzoek om teruggaaf van omzetbelasting af (ECLI:NL:GHARL:2025:3551). De beschikbare kernoverweging vermeldt geen feiten over de factuur of de rol daarvan in de procedure, zodat aan deze uitspraak voor het thema factuurvereisten geen inhoudelijke regel kan worden ontleend.

Aandachtspunten voor de praktijk

• Bij iedere factuur is van belang of er op grond van art. 34c lid 1 Wet OB 1968 een factureringsplicht bestaat, en of een eventuele ontheffing wegens uitsluitend vrijgestelde prestaties (lid 2) van toepassing is; die ontheffing is aan ministeriële voorwaarden gebonden en dus geen automatisme.
• Bij vooruitbetalingen moet de factuur al vóór de daadwerkelijke levering of dienst worden uitgereikt (art. 34c lid 1 onderdelen d en e), niet pas nadat de prestatie is afgerond.
• Bij twijfel over de volledigheid van een ontvangen factuur zijn de vermeldingen van art. 35a lid 1 Wet OB 1968 relevant, waaronder het volgnummer, de btw-identificatienummers van beide partijen en het toegepaste tarief.
• Bij grensoverschrijdende prestaties met verlegging is de vermelding "btw verlegd" (onderdeel m) van belang; ontbreekt deze vermelding, dan wijkt de factuur af van het wettelijk vereiste beeld voor die situatie. Bij niet-gevestigde ondernemers die onder verlegging leveren, kunnen de vermeldingen over vergoeding, tarief en belastingbedrag bovendien worden vervangen door een specificatie van hoeveelheid, omvang en aard van de prestatie (lid 3), mits aan die alternatieve voorwaarde is voldaan.
• Van belang is of een bijzondere regeling van toepassing is (reisbureaus, gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, verzamelvoorwerpen); elke regeling brengt een eigen, specifiek voorgeschreven vermelding mee die niet uitwisselbaar is met een andere regeling.